Njeriu modern është i detyruar të ketë email. Pa të, është e pamundur të regjistrohesh në projekte të ndryshme në Internet, të krijosh llogari në rrjetet sociale dhe të bësh një jetë të plotë biznesi. Kur ka një fluks të madh informacioni, duhet të ketë rregulla për ruajtjen e rendit.
A keni provuar ndonjëherë të numëroni sa email mbërrijnë në kutinë tuaj çdo ditë? Ndonjëherë numri i tyre është më shumë se njëqind, dhe ky nuk është kufiri. Quiteshtë mjaft e qartë pse është e vështirë të gjesh shkronja vërtet të rëndësishme në një fluks të tillë informacioni. Si mund t'i vendosni gjërat në rregull në postën tuaj dhe të shmangni përsëritjen e këtij kaosi në të ardhmen?
Rrënja e problemit
Emaili është një kanal klasik komunikimi përmes të cilit informacioni vazhdon të shkëmbehet në një mjedis profesional. Ne marrim njoftime, dokumentacion të projektit, fatura për pagesë, kontakte të partnerëve të ardhshëm të biznesit, etj në postën tonë elektronike. Kaosi në email krijon një rrëmujë në kokë: nuk mund të mbledhësh mendimet e tua, të mbash mend të dhëna të rëndësishme, është e lehtë të harrosh diçka, është e vështirë të gjesh diçka …
Prandaj mungesa e kohës dhe nervozizmi i thjeshtë. Pra, pse të mos e rregullojmë emailin tuaj një herë dhe pastaj thjesht ta mbani atë gjatë gjithë kohës?! Më besoni, është kënaqësi të punosh me postë të tillë!
Vendosja e gjërave në rregull
Merrni zakon të renditni korrespondencën e ardhur në kategori: punë, personale, argëtuese, interesante, etj. Mund edhe të filloni të renditni shkronjat sipas mbiemrit nëse me të vërtetë keni nevojë. Sigurohuni që të përdorni etiketat standarde të shërbimit tuaj: shënoni letrat si të rëndësishme, vendosini me yje dhe shenja të tjera dalluese. Mos lini email të panevojshëm në direktorinë e përgjithshme - menjëherë shënojini ato si "spam". Gjithashtu nuk dëmton çabonimin nga postimet e panevojshme.
Mësoni të punoni me grupe letrash. Thjesht nënvizoni një numër të caktuar të letrave të marra me karakteristika të ngjashme dhe dërgojini ato në një direktori të veçantë, fshini ato ose shënojini. Kjo ndihmon për të zgjidhur në mënyrë efektive problemin e konfuzionit në një fluks të madh të postave elektronike hyrëse.
Kur të merrni email të rëndësishëm, por nuk do të jeni në gjendje të përgjigjeni menjëherë, shënojini ato me etiketën standarde më të pasur: herën tjetër kur filloni postën, do t'i vini re së pari dhe do t'i përgjigjeni. Nëse nuk e bëni këtë menjëherë, atëherë letrat e rëndësishme do të humbasin ndër të tjera, dhe ju do ta lësh personin poshtë ose nuk do të keni kohë për të bërë diçka të rëndësishme.
Ka shkronja që nuk kanë kuptim të ruhen fare. Nëse e dini me siguri që letra e marrë është qartë e padëshiruar, atëherë fshini menjëherë, madje pa e hapur. Përndryshe, ju do të pengoheni mbi të çdo herë dhe do të humbni kohë duke lexuar përsëri titullin. Në vëllimin e një shkronje, do të kaloni disa sekonda, por kur ka shumë prej tyre, humbja e kohës rezulton të jetë mjaft e prekshme.
