Punonjësit e zyrave shpesh duhet të dërgojnë letra me faks. Rastet mund të jenë krejtësisht të ndryshme, por çfarë të bëni nëse përballeni me një problem të tillë për herë të parë dhe nuk keni absolutisht asnjë ide se si të dërgoni një letër në një faks.
Udhëzimet
Hapi 1
Përpiloni letrën tuaj në MS Word, duke përdorur modelin që mund ta përdorni në MS Publisher për të shtuar një logo të kompanisë. Përdorni MS EXEL nëse keni nevojë për të hartuar dhe faksuar fletëllogaritëse. Nëse do të dërgoni fotografi, ato duhet të kenë shtrirjen.jpgG.
Hapi 2
Kini kujdes që madhësia e një letre standarde që mund të dërgohet me faks është një faqe A4. Shkronja e kërkuar për të shkruar është të paktën 10 madhësi. Për këtë arsye, është më mirë të mbani të gjitha mendimet tuaja në një fletë në mënyrë që të mos keni nevojë të dërgoni informacione në shumë faqe.
Hapi 3
Thuaji të gjithë informacionin në mënyrë të qartë dhe koncize. Në letrën që do t'i dërgoni në faks, shkruani vetëm atë që do të jetë e dobishme dhe interesante për adresën tuaj. Nëse, për shembull, ju është dërguar një kërkesë specifike, përgjigjuni saktësisht, pa devijuar nga tema, etj.
Hapi 4
Mos futni fotografi ose vizatime të vogla në shkronja, ato mund të mjegullohen, dhe si rezultat, marrësi do të marrë vetëm një mendim negativ për ju ose kompaninë tuaj. Sigurohuni që të përfshini adresën tuaj, numrin e telefonit / faksit ose informacione të tjera të kontaktit në fund të mesazhit.
Hapi 5
Shtypni letrën tuaj. Kontrolloni dokumentin për cilësinë e printimit, duhet të jetë i mirë, të gjitha shkronjat duhet të jenë të qarta dhe jo të paqarta, në mënyrë që marrësi të mund ta bëjë tekstin. Nëse gjeni ndonjë mangësi, korrigjoni ato dhe shtypni letrën përsëri.
Hapi 6
Hapni sirtarin e furnizimit të dokumentit në faks. Zakonisht ndodhet në pjesën e pasme të makinës. Vendosni letrën tuaj me fytyrë poshtë. Nëse keni shumë fletë, kontrolloni nëse makina juaj e faksit mbështet dërgimin me shumicë, nëse jo, do të duhet të futni secilën fletë veç e veç.
Hapi 7
Prisni për bip, makina duhet të marrë letrën. Telefononi numrin e faksit të marrësit tuaj. Prisni për një përgjigje në anën tjetër të telit.
Hapi 8
Prezantohuni dhe tregoni se dëshironi të dërgoni faksin. Shtypni butonin "Fillo" së bashku me adresën (Zakonisht ata thonë: "Fillo"). Faksi do të dërgohet nëse të gjithë hapat janë të plotë. Mos e zëvendësoni tubin derisa letra të ketë kaluar të gjithë makinerinë.
Hapi 9
Klikoni në butonin "Kontakt" dhe specifikoni nëse letra juaj i është dërguar marrësit (nëse faksi ka kaluar). Nëse cilësia e ekranit është e dobët, provoni përsëri të gjitha hapat.
